Başlıkta yer alan “İşleri Yoluna Koyma” GTD’nin Türkçe karşılığı olarak benim uydurduğum bir şey. Günümüzde her şey o kadar hızlı, o kadar acil ki.. Bir işin acil olarak gelmesi artık onu öncelikli kılmıyor, hatta daha önce gelen “acil işlere” göre ne kadar öncelikli olduğunu tespit etmek bile ayrı bir iş haline geldi. Eğer siz de gelen elektronik postalara yetişemiyor, yapılacak kişisel işleri ve iş yaşamınızdaki projeler, yapılacaklar vb. yönetmekte güclük çekiyorsanız, bir yazılım tavsiyesinde bulunacağım; OmniFocus.
Daha önce GTD ile ilgili Elma Dergisi’nde Remember The Milk – Sütü Unutma! başlıklı bir yazı yayınlamıştım, ona da göz atmanızı tavsiye ederim.
Elbette OmniFocus, sihirli bir değnek gibi mevcut işlerinizi ortadan kaldırmıyor ya da sizin adınıza yapamıyor. Aslında OmniFocus’un yaptığı, size bir pencere sağlamak. Bunun için de kullandığı yaklaşım ise David Allen‘in 2002 yılında yazdığı Getting Things Done (GTD) kitabında yer alan yöntem. Kitap o kadar popüler oldu ki, GTD üzerine eğitim, danışmanlık veren firmalar kurulmaya başladı. OmniFocus’dan bahsetmeden önce GTD’den bahsetmemde fayda var.
Önce,GTD’yi anlatan özet videoyu (İngilizce) aşağıya ekledim;
GTD’de temel yaklaşım, tüm “şey” lerin bir merkezde toplanması ve işlenmesi esasına dayanıyor. GTD’de tanımlanan “işleri” kısaca “kafanızı meşgul eden, sonuçlandırmanız gereken her şey” olarak düşünebilirsiniz. Göndermeniz gereken bir mail, hazırlayacağınız bir teklif, akşam eve gelirken bakkaldan alınacak yoğurt, ödenecek motorlu taşıtlar verginiz, eşinizin doğum günü için alacağınız hediye, düzenleyeceğiniz fotoğraf arşivi vb. her şey!
GTD akışını gösteren bir çizimi D*I*Y Planner sitesinde bulunca yeniden hazırlamak yerine yalnızca Türkçe’ye çevirdim;
GTD yönteminin kritik noktaları disiplin ve kararlılık. Yaklaşık 4 yıldır uyguluyorum ve oldukça faydasını gördüğümü söyleyebilirim. Çünkü yapılacak işlerin miktarından çok, bir şeyi unutmuş olma / atlamış olma endişesi sizi rahatsız ediyor. Ancak, yapılacak tüm işleri alt alta yazıp sınıflandırdığınızda, sonrasında önceliklendirip yapmaya başladığınızda, üzerinizdeki yükün de hafiflediğini hissedeceksiniz. İlk yapmanız gereken “kafanızı boşaltmak”. Bunun için elinize bir kalem kağıt alıp liste şeklinde yazmaya başlıyorsunuz;
- X firmasına teklif verilecek, son tarihi bu cuma, (işyerinde)
- Y’den verdiğim sipariş geldi mi , kontrol edilecek, (işyerinde)
- Ahmet Bey aranıp proje hakkında bilgi verilecek (telefon)
- Kuru temizlemeden gömlekler alınacak (akşam, eve giderken)
- Evdeki akan musluk tamir edilecek (bir gün)
- Motorlu Taşıtlar Ödenecek (Her yıl ocak sonu ve temmuz sonu)
- Hafta sonu Kadıköy’den USB 3 kablosu alınacak
- …..
- …..
- …..
Buna benzer bir liste oluşturduktan sonra bu listeye “güvenmeniz” gerekiyor. Artık nelerin yapılması gerektiği belli, endişe etmeye gerek yok. Bazen yapılacaklar o kadar üst üste geliyor ki, iş yerinde telefonla konuşurken biri gelip bir şey söylüyor, önümdeki not kağıdına yazıyorum (ve unutuyorum), gece alakasız bir saatte aklıma geliyor. İşte, ne varsa bu listeye toplamanız gerekiyor, kritik nokta bu. Her zaman kalem-kağıt yanınızda olamayacağı için temel yaklaşım bir “gelen kutusu” oluşturmak. İşyerinde aldığınız notlar, toplantı notları, tahtada yazanlar, gelen faks, telefonda konuşurken karaladıklarınız vb. hepsini bir kutuya / tepsiye toplayın. Daha sonra GTD için kullandığınız araca kaydedin.
TD için kullanabileceğiniz araçlar çok çeşitli.. Sadece kalem kağıt da kullanabilirsiniz, OmniFocus gibi bu iş için özel olarak yazılmış yazılımları da tercih edebilirsiniz. OmniFocus dışında yazılım seçeneği çok; Not Defteri uygulaması ile yapılacak işleri satır satır da yazabilirsiniz ancak Things, Remember The Milk, zendone, do.it vb. uygulama / servisleri kullandığını durumda, yapılacak işleri önceliklendirmek, tarih sırasına dizmek, çevreler (context) ile ilişkilendirmek, düzenli gözden geçirmek ve otomatik uyarılar almak gibi özelliklerden yararlanabilirsiniz.
GTD metodunda, gelen kutunuzu düzenli olarak işlemek (yukarıdaki akışa göre) ve düzenli aralıklarla tüm işlerinizi gözden geçirmek çok önemli. Ben gözden geçirme işini genellikle Pazar akşamı yapıyorum, hem o hafta yapmam gerekenleri hatırlıyorum, hem de akşam sakinliğinde işlerin üzerinden geçince Pazartesi sendromu (!)’nun önüne geçmiş oluyorum.
Bu arada OmniFocus’un iOS uygulamalarının da bulunduğunu belirteyim. Elbette bilgisayar başında değilken yapılacak işler listenizi gözden geçirmek ve düzenlemek isterseniz mutlaka edinin;
Aşağıda, OS X için OmniFocus üzerindeki “yakın gelecek” perspektifinden yapılacaklar listemi görebilirsiniz;
Geçen dört yıl içerisinde pek çok farklı uygulamayı denedim, bu konuda en kişiselleştirilebilir ve esnek (uyarlanabilir) yazılım olarak OmniFocus’u görüyorum. Fiyat olarak da en pahalısı, şu anda AppStore fiyatı 85 TL, ve pro seçeneğini yazılım içerisinde alırsanız bir 85 TL daha ödemeniz gerekiyor. 170 TL’lik fiyatı günümüz işletim sistemi fiyatlarından pahalı! Ancak satın almadan önce şuradan 14 günlük deneme sürümünü indirip kullanmanızı tavsiye ederim.
Bundan sonraki yazıda, OmniFocus kullanarak sınıflandırma, perspektif oluşturme, eylemlere çevre ekleme gibi konulara yer vermeyi planlıyorum. O zamana kadar kafanızdakileri boşaltın!